Allgemeine Geschäftsbedingungen der HeartSpace GmbH

Stand: 15.11.2021

  1. Geltungsbereich

    1.1
    Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (im Folgenden "AGB") gelten für sämtliche HeartSpace Leistungen (wie unter § 2.7 definiert) der HeartSpace GmbH, Urbanstraße 71, 10967 Berlin, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Charlottenburg unter HRB 187162 B (nachfolgend "HeartSpace"). Die HeartSpace Leistungen richten sich ausschließlich an Unternehmer i.S.d. § 2 UStG sowie § 14 BGB (nachfolgend „Nutzer“, gemeinsam mit HeartSpace die „Parteien“). In diesem Zusammenhang wird auf die Option der HeartSpace zur Umsatzsteuer sowie die umsatzsteuerlichen Versicherungen des Nutzers  nach Ziffer 9 ausdrücklich hingewiesen.

    1.2
    Abweichungen von diesen AGB gelten nur dann als vereinbart, wenn sie von HeartSpace ausdrücklich schriftlich bestätigt wurden. Insbesondere die bloße Unterlassung eines Widerspruchs durch HeartSpace gegen allgemeine Geschäftsbedingungen des Nutzers führt nicht dazu, dass diese als vereinbart gelten. Das gilt auch, wenn HeartSpace in Kenntnis entgegenstehender oder von diesen AGB abweichender Bedingungen des Nutzern Leistungen vorbehaltlos ausführt.

    1.3
    Der genaue Gegenstand und Umfang der geschuldeten HeartSpace Leistungen sowie die vom Nutzer zu entrichtende Vergütung richten sich nach dem zwischen HeartSpace und dem Nutzer geschlossenen Nutzungsvertrag (im Folgenden der „Nutzungsvertrag“; gemeinsam mit den AGB die „Vertragsunterlagen“).

    1.4
    Begriffsbestimmungen haben, soweit sie nicht in diesen AGB definiert sind, dieselbe Bedeutung wie unter dem Nutzungsvertrag. 

    1.5
    Aus wichtigem Anlass, insbesondere bei Veränderungen der Rechtslage, der höchstrichterlichen Rechtsprechung, der Leistungen der HeartSpace GmbH oder der Marktgegebenheiten kann HeartSpace dem Nutzer eine Änderung dieser AGB unter Kenntlichmachung der wesentlichen Änderungen mitteilen. Die geänderten AGB gelten als vereinbart, wenn der Nutzer der Änderung nicht innerhalb von einem Monat nach Erhalt der Mitteilung widersprochen hat und HeartSpace dem Nutzer bei Mitteilung der Änderungen auf diese Folge besonders hingewiesen hat. Änderungen des mit dem Nutzer vereinbarten Leistungsinhalts bedürfen unabhängig von den vorstehenden Regelungen der ausdrücklichen Zustimmung des Nutzers.


     

  2. Leistungsbeschreibung

    2.1
    Gegenstand der Angebote und Dienstleistungen von HeartSpace sind (i) die Bereitstellung von Büro- und Arbeitsplätzen (mit anteiliger Tischfläche an Großtischen, an denen mehrere Nutzer sitzen können, Stuhl, Strom und Licht) einschließlich eines Internetzugangs über WLAN („Internetzugang“) zur Nutzung im büroüblichen Umfang, wobei die Nutzung des Internetzugangs für Hostingleistungen, illegale Downloads, o.Ä. nicht als Nutzung des Internetzugangs im büroüblichen Umfang gilt („Arbeitsplatz“), (ii) die Bereitstellung von Küche(n), Sitzbereichen und Toiletten („Gemeinschaftsflächen“), (iii) die Bereitstellung von Besprechungs- und Konferenzräumen (“Meeting Rooms“) sowie (iv) die zeitliche Bereitstellung von Registered Business Addresses, (v) die Bereitstellung von Schließfächern, jeweils im Rahmen der angebotenen HeartSpace Leistungen und (vi) der damit verbundenen Serviceleistungen und Büroinfrastruktur. 

    2.2
    Für die Spezialleistungen (wie in Ziffer 2.4 definiert) ist der Abschluss einer Mitgliedschaft (wie in Ziffer 2.3 definiert) Voraussetzung. Abhängig von der gewählten Mitgliedschaft und den gewählten Spezialleistungen und Einfachen Leistungen (wie in Ziffer 2.5 definiert) ist die Nutzungsmöglichkeit auf eine bestimmte Art und / oder Zeit der Nutzung beschränkt. Bei Mitgliedschaften mit  freier Platzwahl (“flexiblen Arbeitsplätzen”) kann keine Gewähr für die jederzeitige Verfügbarkeit von freien Arbeitsplätzen gegeben werden. 

    2.3
    Der Internetzugang ist bei allen HeartSpace Leistungen im Nutzungsentgelt inkludiert.

    2.4
    Aktuelle Verfügbarkeiten, Öffnungszeiten, Nutzungsentgelte und weitere Details zu den Leistungen sind auf der HeartSpace Webseite (www.heartspaceberlin.com) einzusehen.

    2.5
    Folgende Mitgliedschaften werden angeboten (gemeinsam die „Mitgliedschaften“): 

    a) „Drop-In Membership“:

    aa) Der Nutzer ist berechtigt, einen (1) Arbeitsplatz, der nicht reserviert ist, für einen (1) beliebigen Wochenarbeitstag (Montag – Freitag) pro Kalendermonat zu nutzen.

    bb) Der Nutzer erhält ausschließlich während der Öffnungszeiten Zugang zu den Räumlichkeiten. 

    cc) Die von HeartSpace bereitgestellten Getränke, Büromaterialien, Obstkörbe und Müslisorten sind inbegriffen. Das Mitnehmen von Materialien und Lebensmitteln außerhalb der Räumlichkeiten ist nicht gestattet. 

    dd) Die Drop-In Membership kann jederzeit zum Ende eines Monats ordentlich gekündigt werden. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt hiervon unberührt. 

    ee) Bei Anmeldung eine einmalige Anmeldungsgebühr in Rechnung gestellt. 

    b) „Frequent Membership“: 

    aa) Der Nutzer ist berechtigt einen (1) Arbeitsplatz, der nicht reserviert ist, für acht (8) beliebige Tage pro Kalendermonat zu nutzen.

    bb) Der Nutzer erhält uneingeschränkten Zugang zu den Räumlichkeiten. 

    cc) Der Nutzer erhält einen 25%igen Rabatt für den Erwerb eines eigengenutzten Day Passes sowie einen 50%igen Rabatt für die Nutzung der Meeting Rooms. 

    dd) Die von HeartSpace bereitgestellten Getränke, Büromaterialien, Obstkörbe und Müslisorten sind inbegriffen. Das Mitnehmen von Materialien und Lebensmitteln außerhalb der Räumlichkeiten ist nicht gestattet. 

    ee) Die Frequent Membership kann mit einer Frist von einem (1) Monat zum Ende eines Monats ordentlich gekündigt werden. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt hiervon unberührt.

    ff) Bei Anmeldung eine einmalige Anmeldungsgebühr in Rechnung gestellt. 


    c) „Regular Membership“: 

    aa) Der Nutzer ist berechtigt einen (1) Arbeitsplatz, der nicht reserviert ist, zu nutzen. 

    bb) Der Nutzer erhält uneingeschränkten Zugang zu den Räumlichkeiten.

    cc) Die Nutzung eines (1) Meeting Rooms mit bis zu 6 Personen ist bis zu fünf (5) Stunden pro Monat im Nutzungsentgelt inkludiert. Jede weitere Stunde wird mit einem Rabatt von 50 % in Rechnung gestellt.

    dd) Die von HeartSpace bereitgestellten Getränke, Büromaterialien, Obstkörbe und Müslisorten sind inbegriffen. Das Mitnehmen von Materialien und Lebensmitteln außerhalb der Räumlichkeiten ist nicht gestattet. 

    ee) Die Regular Membership kann mit einer Frist von einem (1) Monat zum Ende eines Monats ordentlich gekündigt werden. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt hiervon unberührt.

    ff) Bei Anmeldung eine einmalige Anmeldungsgebühr in Rechnung gestellt. 


    2.6
    Folgende zusätzliche Leistungen, die jeweils den Abschluss einer Mitgliedschaft voraussetzen, werden angeboten (gemeinsam die „Spezialleistungen“): 

    a) „Registered Business Address“: 

    aa) Die Registered Business Address setzt den Abschluss einer Mitgliedschaft voraus. 

    bb) HeartSpace stellt dem Nutzer eine postalische Geschäftsadresse zur Verfügung. Dies beinhaltet: 

    (i)
    die Anbringung des Namens des Nutzers an einem Briefkasten;
    (ii)
    die Annahme von Post und Paketen;
    (iii)
    die Benachrichtigung des Nutzers innerhalb von drei (3) Tagen nach Posteingang Eingang der Post bei HeartSpace per Email, nicht aber vom Inhalt der Post; 
    (iv)
    die wöchentliche Weiterleitung der ungeöffneten Post an den Nutzer;
    (v)
    weitere individuell buchbare Leistungen. 

    cc) Der Nutzer ist dazu berechtigt während der Vertragslaufzeit die zur Verfügung gestellte Anschrift als Geschäftsadresse zu führen und als Firmensitz zu nutzen.

    dd) HeartSpace übernimmt keine Gewähr für die Einhaltung von Fristen jeglicher Art, soweit HeartSpace, seine gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen nicht grob fahrlässig gehandelt haben.

    ee) Die Registered Business Address kann jederzeit zum Ende eines Monats ordentlich gekündigt werden. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt hiervon unberührt.


    b) „Resident Desk“:

    aa) Der Resident Desk setzt den Abschluss einer Regular Membership voraus.

    bb) Der Nutzer ist berechtigt, einen (1) ausschließlich von ihm nutzbaren Arbeitsplatz während der Laufzeit der Resident Membership zu nutzen.

    cc) Der Resident Desk kann mit einer Frist von einem (1) Monat zum Ende eines Monats ordentlich gekündigt werden. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt hiervon unberührt.

    dd) Der Nutzer muss HeartSpace eine Kaution zur Verfügung stellen, die bei Beendigung des Resident Desk erstattet wird, insoweit der Arbeitsplatz keine durch den Nutzer verursachten Schäden aufweist


    c) „Private Office“: 

    aa) Das Private Office setzt den Abschluss mindestens einer (1) Regular Membership voraus. Die benötigte Anzahl der Regular Memberships richtet sich nach der Anzahl der Arbeitsplätze im Private Office.

    bb) Der Nutzer ist berechtigt, pro Regular Membership einen (1) ausschließlich von ihm nutzbaren Arbeitsplatz zu nutzen. Diese Arbeitsplätze befinden sich in einem (1) ausschließlich ihm zugeteilten, abschließbaren Büro („Büro“).

    cc) Die Nutzung der Meeting Rooms mit bis zu 6 Personen – je nach Verfügbarkeit – ist im Nutzungsentgelt inkludiert.

    dd) Das Private Office beinhaltet eine (1) Registered Business Address pro Büro.

    ee) Das Private Office kann mit einer Frist von zwei (2) Monaten zum Ende eines Monats ordentlich gekündigt werden. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt hiervon unberührt.

    ff) Der Nutzer muss HeartSpace eine Kaution zur Verfügung stellen, die bei Beendigung des Private Office erstattet wird, insoweit der Arbeitsplatz und das Büro keine durch den Nutzer verursachten Schäden aufweist.  

    d) „Managed Corporate Office“: 

    aa) Das Managed Corporate Office setzt den Abschluss mindestens einer (1) Regular Membership voraus und kann nur nach Verfügbarkeit gebucht werden. Die benötigte Anzahl der Regular Memberships richtet sich nach der Anzahl der Arbeitsplätze im Managed Corporate Office.

    bb) HeartSpace stellt dem Nutzer ein eigengenutztes autarkes, vollständig eingerichtetes Büro zur Verfügung, welches von HeartSpace gemanaged wird. 

    cc) HeartSpace stellt Getränke, Büromaterialien, Obstkörbe und Müslisorten zur Verfügung. 

    dd) Dem Nutzer steht eine eigene Küche sowie ein privater Meeting Room zur Verfügung. 

    ee) Das Managed Office beinhaltet eine (1) Registered Business Address pro Büro.

    ff) Das Nutzungsentgelt wird individuell vereinbart und in dem Nutzungsvertrag festgelegt.

    gg) Das Managed Corporate Office kann mit einer Frist von drei (3) Monaten zum Ende eines Monats ordentlich gekündigt werden. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt hiervon unberührt.

    hh) Der Nutzer muss HeartSpace eine Kaution zur Verfügung stellen, die bei Beendigung des Private Office erstattet wird, insoweit der Arbeitsplatz und das Büro keine durch den Nutzer verursachten Schäden aufweist.


    2.7
    Folgende zusätzliche Leistungen, die keine Mitgliedschaften voraussetzen, werden angeboten (gemeinsam die „Einfachen Leistungen“ und zusammen mit den Spezialleistungen und den Mitgliedschaften die „HeartSpace Leistungen“): 

    a) „Day Pass“ und “Hourly Pass”: 

    aa) Der Nutzer ist berechtigt, einen (1) ihm durch HeartSpace zugewiesenen Arbeitsplatz innerhalb der Öffnungszeiten an einem Tag entweder stundenweise oder tagesweise pro Woche zu nutzen. 

    bb) Der Nutzer ist nicht berechtigt, die Räumlichkeiten der HeartSpace außerhalb der Öffnungszeiten zu nutzen. 

    cc) Die von HeartSpace bereitgestellten Getränke, Büromaterialien, Obstkörbe und Müslisorten sind im Nutzungsentgelt inkludiert. 

    dd) Die Nutzung von Meeting Rooms ist nicht im Nutzungsentgelt inkludiert. 

    b) „Resource Booking Service“: 

    aa) Der Nutzer ist berechtigt, Meeting Rooms und Eventflächen zeitlich befristet und abhängig von deren Verfügbarkeit, zu nutzen.

    bb) Ein Zugang zu den Meeting Rooms und Eventflächen ist nur während der Öffnungszeiten gestattet, oder nach Vereinbarung. Individuelle gebuchte Leistungen sind im Nutzungsvertrag festzulegen. 

    cc) Sollte der Resource Booking Service durch den Nutzer storniert werden, schuldet der Nutzer, (i) 25 % des Nutzungsentgeltes, wenn die Buchung innerhalb von drei (3) Tagen vor Buchungstag storniert wird und (ii) 100 % des Nutzungsentgeltes, wenn die Buchung innerhalb von 24 Stunden vor Buchungstag storniert wird. 


    c) „Locker Service“: 

    aa) Der Nutzer ist zur Nutzung eines Schließfachs („Locker“), abhängig von deren Verfügbarkeit, berechtigt. HeartSpace stellt dem Nutzer einen Schlüssel zum Locker („Schlüssel“) zur Verfügung.

    bb) Das Nutzungsentgelt kann entweder pro Tag oder pro Monat der Nutzung gezahlt werden.

    cc) Der Locker Service kann jederzeit zum Ende eines Monats ordentlich gekündigt werden. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt hiervon unberührt.

    dd) Sollte der Schlüssel verloren gehen wird dies in Rechnung gestellt.


    d) „Screen Rental Service“: 

    aa) Der Nutzer ist (abhängig von der Verfügbarkeit) zur Nutzung eines Bildschirms („Bildschirm“) auf seinem Arbeitsplatz berechtigt.

    bb) Das Nutzungsentgelt kann entweder pro Tag oder pro Monat der Nutzung gezahlt werden. 

    cc) Der Screen Rental Service kann jederzeit zum Ende eines Monats ordentlich gekündigt werden. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt hiervon unberührt.

    dd) Beschädigt der Nutzer den Bildschirm schuldhaft, behält sich HeartSpace das Recht vor, dem Nutzer eine angemessene Höhe für den Ersatz des Bildschirms in Rechnung zu stellen.


    e) "Services

    aa) Der Nutzer kann weitere Services zu Leistungen und Mitgliedschaften hinzubuchen. 

    bb) Das Entgelt wird gesondert in Rechnung gestellt. 

    cc) Das Angebot und die jeweilige Beschreibung der Services sind auf der Website einsehbar.



    2.8
    Dem Nutzer ist bekannt, dass die Räumlichkeiten weder klimatisiert noch mechanisch belüftet sind. Es kann daher im Sommer zu Aufheizungen der Räumlichkeiten kommen, auch über eine Raumtemperatur von 26°C hinaus. Eine solche Aufheizung stellt keinen Mangel dar. Insbesondere schuldet HeartSpace nicht die Einhaltung der Arbeitsstättenverordnung, der Arbeitsstättenrichtlinie oder anderer arbeitsrechtlicher oder den Geschäftsbetrieb des Nutzers sonst betreffender Vorgaben. 


     

  3. Nutzung der HeartSpace Leistungen durch den Nutzer 

    3.1
    Der Nutzer darf die HeartSpace Leistungen ausschließlich selbst nutzen. Eine Untervermietung und / oder Überlassung der HeartSpace Leistungen an Dritte ist ausgeschlossen. Der Nutzer verpflichtet sich, geeignete Sicherheitsvorkehrungen zu treffen, damit die HeartSpace Leistungen nicht von unberechtigten Personen genutzt werden.

    3.2
    Die HeartSpace Leistungen dürfen durch den Nutzer nur für den angegebenen und im Nutzungsvertrag beschriebenen Zweck genutzt werden. Die Nutzung zu privaten Feierlichkeiten ist untersagt. Eine Änderung des Betriebs bedarf der ausdrücklichen schriftlichen Zustimmung von HeartSpace. Ein Verstoß gegen diese Bestimmung berechtigt HeartSpace zur fristlosen Kündigung.

    3.3
    Der Nutzer hat zu Beginn des Vertragsverhältnisses die Ausstattung des Arbeitsplatzes überprüft und deren Funktionsfähigkeit anerkannt. Ein Anspruch auf einen festen Arbeitsplatz besteht nur, wenn die gewählte Mitgliedschaft bzw. Spezialleistung dies abdeckt.

    3.4
    Gäste des Nutzers dürfen nur in den Gemeinschaftsflächen empfangen werden.

    3.5
    Die flexiblen Arbeitsplätze sind am Ende jedes Nutzungstages vom Nutzer komplett zu räumen.

    3.6
    Der Nutzer hat die Räumlichkeiten und das Inventar pfleglich zu behandeln. Etwaige Beschädigungen hat der Nutzer HeartSpace unverzüglich anzuzeigen. Der Nutzer haftet für alle über die vertragsgemäße Abnutzung hinausgehende Schäden, die durch ihn, seine Erfüllungsgehilfen und Dritte, die auf Veranlassung des Nutzers die Räumlichkeiten oder das Inventar nutzen, verursacht werden.

    3.7
    Der Nutzer hat alle Handlungen zu unterlassen, die den Räumlichkeiten oder dem Inventar abträglich sein oder dem Ruf von HeartSpace schaden könnten. Der Nutzer hat auf ein ansprechendes Erscheinungsbild seiner Arbeitsplätze zu achten.

    3.8
    Der Nutzer darf keine eigenen Kaffeemaschinen, Öfen, Mikrowellen, Kocher oder ähnliche elektrische Geräte in den Räumlichkeiten anschließen.

    3.9
    Der Nutzer hat kein Recht, bauliche Veränderungen durchzuführen. 

    3.10
    Der Nutzer ist für die von ihm mitgebrachten Gegenstände, Unterlagen und Daten verantwortlich. Dies gilt sowohl für abschließbare Private Offices als auch für Allgemeinflächen. Im eigenen Interesse hat der Nutzer mitgebrachte Gegenstände, insbesondere Wertsachen, sowie Unterlagen und Daten vor unbefugtem Zugriff durch Dritte zu schützen. HeartSpace haftet insoweit nicht für Verlust, Diebstahl und Beschädigung dieser Gegenstände, Unterlagen oder Daten, soweit dies nicht auf ein grob fahrlässiges oder vorsätzliches Verhalten eines gesetzlichen Vertreters, eines leitenden Angestellten oder sonstigen Erfüllungsgehilfen von HeartSpace zurückzuführen ist. Vom Nutzern mitgebrachte Gegenstände sind nicht über HeartSpace versichert. Der Nutzer wird ggf. selbst für eine entsprechende Versicherung sorgen, um Risiken hinsichtlich der Beschädigung der Gegenstände oder Betriebsunterbrechung abzusichern


     

  4. Ausbesserungen und bauliche Maßnahmen 

    4.1
    Ausbesserungen, Instandsetzungen und bauliche Veränderungen, die zur Erhaltung und zum Ausbau des Gebäudes oder des Arbeitsplatzes oder zur Abwendung von Gefahren oder zur Beseitigung von Schäden zweckmäßig sind, darf HeartSpace nach angemessener Fristsetzung, in Absprache mit den Nutzern, vornehmen. Bei Gefahr im Verzug bedarf es keiner Zustimmung des Nutzers und keiner Fristsetzung. Der Nutzer ist verpflichtet, seinen Arbeitsplatz für diesen Fall stets zugänglich zu halten und gegebenenfalls unverzüglich zu räumen. Sämtliche aus Versäumnissen des Nutzers resultierende Kosten gehen zu seinen Lasten (Ersatzkosten, Verzögerungsschaden). Aufgrund von zweckmäßigen Arbeiten nach § 4.2 Satz 1 darf der Nutzer das Nutzungsentgelt nicht mindern, sofern er weiterhin einen Arbeitsplatz nutzen kann.

    4.2
    Dem Nutzer ist bekannt, dass es auf dem Gelände zu regelmäßigen Umbau- & Abrissmaßnahmen durch den Grundstückseigentümer kommen kann. Dies kann zu nicht unerheblichen Lärmbelästigungen führen. Diese stellen keinen Minderungsgrund oder Kündigungsgrund dar. Einen aktuellen Zeitplan in der Form, der HeartSpace bekannt ist, kann jederzeit am Empfang erfragt werden. Kurzfristige Änderungen durch den Eigentümer bleiben vorbehalten.


     

  5. Zugangsbedingungen 

    5.1
    Der Zugang zu den Arbeitsplätzen und Büros und die Nutzung der HeartSpace Leistungen werden dem Nutzer werktags zwischen 9.00 und 18.00 Uhr („Öffnungszeiten“) gewährt. 

    5.2
    Nutzer mit einer entsprechenden Mitgliedschaft haben durch die Nutzung eines Transponders die Möglichkeit des Zugangs zu jeder Tages- und Nachtzeit an sieben (7) Tagen der Woche. 

    5.3
    HeartSpace behält sich das Recht vor, Nutzer im Falle geschäftsschädigenden, sittenwidrigen oder anstößigen Verhaltens der Räumlichkeiten zu verweisen.

    5.4
    HeartSpace stellt die Gemeinschaftsräume und den Coworking-Bereich für Events zur Verfügung. Sollte es im Rahmen der Events notwendig sein, Nutzer für die Dauer des Events umzusetzen, wird HeartSpace für einen Ersatzarbeitsplatz sorgen. Es entstehen keinerlei Forderungen oder Ersatzansprüche der Nutzer gegenüber HeartSpace. Sollten im Rahmen der Events Tische bzw. Sitzplätze verschoben oder umpositioniert werden, wird HeartSpace für einen Ersatzarbeitsplatz sorgen. Dadurch entstehen ebenfalls keine Forderungen oder Ersatzansprüche des Nutzers gegenüber HeartSpace.


     

  6. Vertragsschluss

    6.1
    Der Vertragsabschluss erfolgt schriftlich per Email, vor Ort oder über die Online-Buchungsplattform der Internetseite von HeartSpace (Drittanbieter: Nexudus Ltd.).

    6.2
    Mit dem Vertragsschluss (i) stimmt der Nutzer zu, dass seine Email-Adresse in den Newsletter-Verteiler mit aufgenommen wird, wobei sich der Nutzer jederzeit vom Newsletter abmelden kann und (ii) sichert der Nutzer zu, dass die angegebenen Daten vollständig und wahrheitsgemäß sind. Der Nutzer verpflichtet sich, die Änderung seiner persönlichen Daten unverzüglich anzuzeigen.


     

  7. Anmeldung der Nutzer

    7.1
    Vor der erstmaligen Nutzung muss sich der Nutzer während der Öffnungszeiten am Empfang melden um von einem Mitarbeiter eingewiesen zu werden. 

    7.2
    Die Anmeldung zur Einweisung kann über das Kontaktformular der Website, E-Mail (info@heartspaceberlin.com), Telefon oder persönliche Anwesenheit erfolgen. Das Kontaktformular wird von den Drittanbietern Wix.com, Inc. und Nexudus Ltd. zur Verfügung gestellt. Der Nutzer erhält daraufhin weitere Informationen vom Office Manager von HeartSpace und vom Drittanbieter Nexudus Ltd. 

    7.3
    HeartSpace behält sich vor, eine Abschrift eines gültigen Lichtbild-Ausweises des Nutzers zu machen; im Fall ausländischer Dokumente kann auch eine Kopie gefertigt werden.


     

  8. Vergütung und Zahlungsbedingungen 

    8.1
    Alle durch HeartSpace ausgewiesenen Nutzungsentgelte verstehen sich als Netto-Preise zuzüglich gesetzlicher Mehrwertsteuer.

    8.2
    Der Nutzer zahlt das monatliche Nutzungsentgelt im Voraus, spätestens bis zum 3. Werktag eines jeden Monats. HeartSpace erstellt hierzu monatlich eine Rechnung. Eine mögliche Zahlungsart ist die Kreditkartenzahlung über den Drittanbieter Nexudus Ltd., indem die Kreditkartendaten der Nutzer dort hinterlegt werden. Mit Eingabe der Kreditkartendaten stimmt der Nutzer einer automatischen Belastung der Kreditkarte bei automatischer Vertragsverlängerung zu. 

    8.3
    Kosten für zusätzliche Leistungen stellt HeartSpace jeweils für den abgelaufenen Monat in Rechnung. Die Kosten sind innerhalb von sieben Tagen nach Erhalt der betreffenden Rechnung fällig. 

    8.4
    Kommt der Nutzer in Zahlungsverzug, ist HeartSpace berechtigt Mahnkosten in Höhe von € 5,00 zzgl. Verzugszinsen in Höhe von neun (9) Prozentpunkten über dem jeweiligem Basiszinssatz gemäß § 247 BGB zu erheben.

    8.5
    HeartSpace berechnet pro gemietetem Arbeitsplatz eine Kaution. Diese wird nach Beendigung des Vertrages erstattet, sofern der Nutzer den Arbeitsplatz bzw. das Private Office in einem ordnungsgemäßen Zustand hinterlässt. 

    8.6
    HeartSpace behält sich das Recht vor, für verloren gegangene Schlüssel/Transponder € 10,00 netto in Rechnung zu stellen.


    8.7
    Ausgestellte Rechnungsbeträge sind fällig innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungszugang bei dem Nutzer.


     

  9. Vorsteuerabzugsberechtigung des Nutzers

    9.1
    HeartSpace hat gemäß § 9 UStG auf die Umsatzsteuerbefreiung nach § 4 Nr. 12 a) UStG verzichtet und optiert zur Umsatzsteuer. Der Nutzer wird darauf hingewiesen, dass die Umsatzsteueroption (also die Entscheidung, auf die Befreiung von der Umsatzsteuer zu verzichten) von HeartSpace nur unter den in § 9 UStG genannten Voraussetzungen zulässig ist, d.h. der Nutzer muss Unternehmer im Sinne des § 2 UStG sein, ohne Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG zu sein, und der Nutzer ist verpflichtet, ausschließlich Umsätze zu tätigen, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen.

    9.2
    Der Nutzer versichert, dass er Unternehmer im Sinne des § 2 UStG ist, ohne Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG zu sein, den Vertragsgegenstand vollumfänglich seinem umsatzsteuerlichen Unternehmen zuordnen wird und er damit ausschließlich Umsätze tätigen wird, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen.

    9.3
    Auf Verlangen von HeartSpace muss der Nutzer unverzüglich sämtliche Unterlagen hinsichtlich seines Unternehmens zur Verfügung stellen, die HeartSpace benötigt, um die Voraussetzungen der Umsatzsteueroption nach § 9 UStG nachzuweisen. Sollten sich beim Nutzer oder bei irgendeinem Untermieter oder einem sonstigen Nutzer Umstände ergeben oder bekannt werden oder im Rahmen einer steuerlichen Betriebsprüfung oder Umsatzsteuernachschau oder sonst von den Finanzbehörden angenommen werden, die die Zulässigkeit der Umsatzsteueroption von HeartSpace betreffen können, ist der Nutzer verpflichtet, HeartSpace hierüber unverzüglich zu informieren. In diesem Falle hat HeartSpace das Recht zur außerordentlichen Kündigung des Nutzungsvertrages.

    9.4
    Die Regelungen zur Umsatzsteueroption sind auch mit jedem Untermieter des Nutzers oder dessen Untermietern zu vereinbaren, und zwar als echter Vertrag zu Gunsten Dritter zum Vorteil von HeartSpace. Eine Erlaubnis zur Untervermietung setzt eine entsprechende Vereinbarung mit HeartSpace in Textform zwingend voraus.


     

  10. Gewährleistung für Sach- und Rechtsmängel 

    10.1
    HeartSpace gewährleistet, dass die HeartSpace Leistungen bei vertragsgemäßem Einsatz dem vereinbarten Leistungsumfang entsprechen und nicht mit Sach- und Rechtsmängeln (nachfolgend „Mängel“) behaftet sind, die ihre Tauglichkeit für den vertraglich vereinbarten Gebrauch mehr als unerheblich beeinträchtigen. Unwesentliche Abweichungen von der mit dem Nutzer unter dem Nutzungsvertrag getroffenen Leistungsbeschreibung gelten nicht als Mängel.

    10.2
    Der Nutzer ist verpflichtet, HeartSpace auftretende Mängel unverzüglich mitzuteilen. HeartSpace wird aufgetretene und ordnungsgemäß angezeigte Mängel innerhalb angemessener Frist beseitigen. Für die Beseitigung von wesentlichen Mängeln gewährt der Nutzer HeartSpace eine Frist von vier (4) Wochen. Vor Ablauf dieser Frist ist eine außerordentliche Kündigung nach § 15.3 oder § 543 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 BGB wegen Nichtgewährung des vertragsgemäßen Gebrauchs ausgeschlossen. 

    10.3
    HeartSpace übernimmt keine Haftung für die Verletzung von Schutzrechten Dritter in Bezug auf Arbeiten des Nutzers, sowie die Übermittlung von Daten und Datenträgern durch den Nutzer. Der Nutzer verpflichtet sich im Rahmen der Nutzung der HeartSpace Leistungen, insbesondere unter Nutzung des Internetzugangs, alle wettbewerbsrechtlichen, urheberrechtlichen, markenrechtlichen, datenrechtlichen oder sonstige Rechtsverstöße egal ob gegenüber HeartSpace oder Dritten zu unterlassen. Sofern HeartSpace von derartigen Rechtsverstößen Kenntnis erhält, ist HeartSpace berechtigt, das Vertragsverhältnis aus wichtigem Grund zu kündigen. Im Falle eines Rechtsverstoßes hält der Nutzer HeartSpace von jeglichen Ansprüchen Dritter frei. Der Nutzer ersetzt HeartSpace die Kosten der Rechtsverfolgung in der Höhe der gesetzlichen Anwaltsgebühren für den Fall, dass HeartSpace von Dritten infolge einer Rechtsverletzung in Anspruch genommen wird.


     

  11. Haftung

    11.1
    Die verschuldensunabhängige Haftung nach § 536 a Abs. 1 BGB für bereits zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses vorhandene Mängel ist ausgeschlossen, es sei denn, der Fehler betrifft eine dem Nutzern zugesicherte Eigenschaft der HeartSpace Leistungen.

    11.2
    HeartSpace haftet auf Schadensersatz, bei (i) Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit von HeartSpace oder seinen gesetzlichen Vertretern oder Erfüllungsgehilfen, (ii) fahrlässiger Verletzung solcher Vertragspflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Vertragspartner regelmäßig vertrauen darf (sog. Kardinalpflichten), durch HeartSpace oder seine gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen, jedoch beschränkt auf typische Schäden, die zum Zeitpunkt des Abschlusses des Nutzungsvertrags vorhersehbar waren, oder (iii) Fahrlässigkeit von HeartSpace oder seinen gesetzlichen Vertretern oder Erfüllungsgehilfen, die eine Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit verursacht, (iv) oder einer zwingenden gesetzlichen Haftung von HeartSpace. 

    11.3
    Ein etwaiges Mitverschulden des Nutzers ist anzurechnen.

    11.4
    Diese Haftungsregelung ist abschließend. Sie gilt im Hinblick auf alle Schadensersatzansprüche, unabhängig von ihrem Rechtsgrund, insbesondere auch im Hinblick auf vorvertragliche oder nebenvertragliche Ansprüche. Sie gilt auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen von HeartSpace, wenn Ansprüche direkt gegen diese geltend gemacht werden. 

    11.5
    Der Nutzer ist verpflichtet, etwaige Schäden im Sinne vorstehender Haftungsregelungen unverzüglich gegenüber HeartSpace schriftlich anzuzeigen oder von HeartSpace aufnehmen zu lassen, so dass HeartSpace möglichst frühzeitig informiert wird und eventuell gemeinsam mit dem Nutzer noch Schadensminderung betreiben kann.


     

  12. Verjährung

    12.1
    Ansprüche des Nutzers, die auf der Verletzung einer nicht in einem Mangel bestehenden Pflicht beruhen, verjähren, sofern nicht Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorliegt, innerhalb von einem Jahr beginnend mit der Entstehung des Anspruchs. Dies gilt nicht, wenn es sich bei dem in Rede stehenden Schaden des Auftraggebers um einen Personenschaden handelt. Ansprüche wegen Personenschäden verjähren innerhalb der gesetzlichen Verjährungsfrist.

    12.2
    Rücktritt oder Minderung sind unwirksam, wenn der Anspruch auf die Leistung oder der Nacherfüllungsanspruch des Nutzers verjährt ist.


     

  13. Datenschutz 

    13.1
    Die Parteien beachten die einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorschriften.

    13.2
    Der Nutzer erklärt sein Einverständnis damit, dass seine für die Vertragsdurchführung notwendigen persönlichen Daten auf Datenträgern sowie auf dem Server der Drittanbieter Wix.com, Inc. und Nexudus Ltd. gespeichert werden. Der Nutzer willigt ferner in die Übermittlung seiner zur Bonitätsprüfung notwendigen persönlichen Daten an ein Auskunftsbüro ein. Sämtliche Daten werden durch HeartSpace sowie berechtigte Dritte vertraulich behandelt

    13.3
    Dem Nutzer steht das Recht zu, seine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. HeartSpace verpflichtet sich in diesem Fall zur sofortigen Löschung der persönlichen Daten des Nutzers, sofern diese für die weitere Vertragsdurchführung keine weitere Relevanz besitzen und technisch möglich ist.

    13.4
    Im Rahmen der Nutzung des Internetzugangs wird durch das Firewallsystem aufgezeichnet welche Webseiten durch welches Gerät mit welcher MAC- und IP-Adresse aufgerufen wurde. Darüber hinaus wird der Netzwerkname des jeweiligen Gerätes erfasst. Diese Daten werden zu Abrechnungszwecken und Sicherheitszwecken aufbewahrt und werden, soweit sie nicht für Abrechnungszwecke benötigt werden nach 14 Tagen gelöscht.

    13.5
    Nicht-verschlüsselte Inhalte können durch die Firewall gefiltert werden, wenn HeartSpace der Ansicht ist, dass die Inhalte oder die Herkunft der Inhalte geeignet sind, die Sicherheit und Leistungsfähigkeit der IT-Anlagen von HeartSpace oder ihrer Nutzer zu beeinträchtigen.

    13.6
    Hinsichtlich der Erfassung von Daten bei Nutzung der Webseite, ist auf die dort vorhandene Datenschutzerklärung zu verweisen.

    13.7
    Die Räume von HeartSpace werden in den öffentlichen Bereichen durch Videokameras überwacht. Die Aufnahmen werden für 7 Tage vorgehalten und soweit sie nicht aus Sicherheitsgründen weiter benötigt werden, werden die Aufnahmen nach dieser Frist gelöscht. Die Schließanlage von HeartSpace registriert, welcher Schlüssel bzw. durch welchen App-Nutzer wann welche Tür geöffnet wurde. Diese Daten werden ebenfalls nach 30 Tagen gelöscht, soweit sie nicht mehr benötigt werden. Die Protokollierung dient allein Sicherheitsgründen.


     

  14. Aufrechnung, Zurückbehaltung; Minderung

    14.1
    Der Nutzer hat ein Recht zur Aufrechnung, Minderung und/oder ein Zurückbehaltungsrecht gegenüber HeartSpace nur, wenn seine Gegenansprüche rechtskräftig festgestellt, unbestritten oder durch HeartSpace anerkannt wurden. 

    14.2
    Ein Zurückbehaltungsrecht kann der Nutzer zudem nur ausüben, wenn der Gegenanspruch auf demselben Vertragsverhältnis beruht.

    14.3
    Das Recht des Nutzern zur Rückforderung tatsächlich nicht geschuldeter Vergütung bleibt von der Beschränkung der Ziffer 13.1 unberührt.


     

  15. Laufzeit, Kündigung

    15.1
    Die Vertragslaufzeit richtet sich nach den Bestimmungen des Nutzungsvertrags. Die im Nutzungsvertrag gebuchten HeartSpace Leistungen verlängern sich automatisch nach Ablauf der Vertragslaufzeit um einen (1) weiteren Monat sofern sie nicht entsprechend der Kündigungsfrist vor Ablauf der Vertragslaufzeit gekündigt werden.

    15.2
    Die Frist zur ordentlichen Kündigung („Kündigungsfrist“) richtet sich in Abhängigkeit der unter dem Nutzungsvertrag gebuchten HeartSpace Leistungen nach § 2.5, § 2.6 und § 2.7. 

    15.3
    Das Recht zur außerordentlich Kündigung dieses Nutzungsvertrags aus wichtigem Grund bleibt hiervon unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für HeartSpace vor, wenn:

    a) Der Nutzer schwerwiegend gegen seine vertraglichen Verpflichtungen verstößt und HeartSpace deswegen das Festhalten am Vertrag nicht mehr zuzumuten ist;

    b) Der Nutzer mit der Zahlung fälliger Nutzungsentgelte oder sonstiger Vergütungen auch nach Ablauf einer von HeartSpace gesetzten, angemessenen Frist zur Abhilfe um mehr als zwei (2) Monate im Rückstand ist;

    c) Über das ganze Vermögen oder Teile des Vermögens des Nutzers das Insolvenzverfahren beantragt, eröffnet oder abgelehnt wird;

    d) In der Person des Nutzers ein Insolvenzgrund im Sinne der §§ 17 – 19 InsO vorliegt;


    15.4
    Jede Kündigung bedarf der Textform, wobei eine Kündigung per Email ausreicht.


    15.5
    Gibt der Nutzer den Arbeitsplatz nicht fristgerecht heraus, haftet er gegenüber HeartSpace für alle Schäden, die durch die verspätete Rückgabe bedingt sind, auch, wenn diese über die Höhe des Nutzungsausfallentgelts hinausgehen.


     

  16. Schlussbestimmungen

    16.1
    Änderungen, Ergänzungen oder eine Aufhebung des Nutzungsvertrags oder anderer Vertragsunterlagen bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform, soweit nicht ausdrücklich anderweitig vorgesehen oder eine strengere Form gesetzlich vorgeschrieben ist. Das gilt auch für die Änderung oder Aufhebung dieser Schriftformklausel.

    16.2
    Allgemeine Geschäftsbedingungen des Nutzers finden keine Anwendung. 

    16.3
    Vertragsgrundlage des Nutzungsvertrags sind in absteigender Priorität im Falle von Widersprüchen die folgenden Bedingungen:

    a) Die Bestimmungen des Nutzungsvertrags;

    b) AGB.


    16.4
    Sollten einzelne Bestimmungen des Nutzungsvertrags oder anderer Vertragsunterlagen ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden oder eine an sich notwendige Regelung nicht enthalten, so wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung oder zur Ausfüllung der Regelungslücke gilt diejenige rechtliche zulässige Bestimmung als rückwirkend vereinbart, die soweit wie möglich dem entspricht, was die Parteien gewollt hätten oder nach Sinn und Zweck von den Parteien vereinbart worden wäre, wenn sie die Unwirksamkeit oder Undurchführbarkeit der betreffenden Bestimmung bzw. die Regelungslücke bedacht hätten. Dies gilt auch dann, wenn die Unwirksamkeit oder Undurchführbarkeit auf einem vorgeschriebenen Maß der Leistung oder Zeit beruht. In diesem Fall tritt ein dem Gewollten möglichst nahekommendes rechtlich zulässiges Maß der Leistung oder Zeit anstelle des Vorgeschriebenen.


    16.5
    Keine der Bestimmungen des Nutzungsvertrags oder sonstiger Vertragsunterlagen konstituiert Rechte zugunsten Dritter, die nicht Partei dieser Vereinbarung sind.


    16.6
    Der Nutzungsvertrag und die sonstigen Vertragsunterlagen unterliegen dem Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des deutschen Kollisionsrecht und des UN-Kaufrechts.


    16.7
    Für alle Streitigkeiten aus oder in Zusammenhang mit dem Nutzungsvertrag und/oder den sonstigen Vertragsunterlagen einschließlich der Wirksamkeit ist das Landgericht Berlin ausschließlich zuständig, soweit gesetzlich zulässig.

General Terms and Conditions of HeartSpace GmbH

Version: 15/11/2021

  1. Scope

    1.1
    These General Terms and Conditions (hereinafter "GTC") apply to all HeartSpace services (as defined under Section 2.7) of HeartSpace GmbH, Urbanstrasse 71, 10967 Berlin, which is registered in the Commercial Register of the Charlottenburg District Court under HRB 187162 B (hereinafter "HeartSpace"). HeartSpace services are targeted exclusively to entrepreneurs within the meaning of Section 2 VAT Tax Act (UStG) as well as Section 14 German Civil Code (BGB) (hereinafter the "User", and when referred to together with HeartSpace the "Parties"). In this context, HeartSpace’s option for VAT as well as the VAT insurances of the user under the terms of Section 9 shall be expressly pointed out.

    1.2
    Any deviations from these GTC will only be approved if HeartSpace has granted its express written consent to them. In particular, the mere failure of HeartSpace to object to the User's general terms and conditions does not mean that it agrees to them. This also applies unconditionally if HeartSpace performs services with knowledge of the User's conflicting or deviating terms and conditions.



    1.3
    The exact subject and scope of the HeartSpace services owed as well as the remuneration to be paid by the User are based on the user agreement concluded between HeartSpace and the User (hereinafter the "User Agreement", and when referred to together with the General Terms and Conditions the "Contract Documents").


    1.4
    Unless they are defined differently in these GTC, the definitions have the same meaning as under the User Agreement. 

    1.5
    For important reasons, and in particular in the event of changes to the legal situation, rulings by the highest court, the services of HeartSpace GmbH, or market conditions, HeartSpace may notify the User of any change to these GTC, and when it does so it must highlight the essential changes. The updated GTC are deemed to have been approved if the User has not objected to the changes within one month of receiving the notice and HeartSpace has specifically informed the User of this consequence when the changes are communicated. Changes to the service content that has been agreed with the User require the express consent of the User regardless of the above provisions.



     

  2. Service description

    2.1
    HeartSpace's business offerings and services consist of (i) the provision of office and workspace (with a proportional desk area at large workbenches where several users may sit, chairs, electricity, and lighting) including Internet access via WiFi ("Internet access") for use to perform typical business functions, whereas the use of Internet access for web hosting, illegal downloads, etc., does not qualify as typical business functions ("workspace"), (ii) the provision of kitchen facilities, seating areas, and bathrooms ("common areas"), (iii) the provision of meeting and conference rooms ("meeting rooms"), as well as (iv) the temporary provision of registered business addresses, (v) the provision of lockers within the scope of the offered HeartSpace services, and (vi) associated services and office infrastructure. 




    2.2
    To access special services (as defined in Section 2.4), it is required to sign up to a membership (as defined in Section 2.3). Depending on the selected membership and the selected special and simple services (as defined in Section 2.5), usage options are limited to a certain type and/or time of use. Membership plans with a free choice of spaces ("flexible workspaces") cannot guarantee the availability of workplaces at any time.



    2.3
    Internet access is included in the usage fee for all HeartSpace services.

    2.4
    You can review the currently available workspaces, business hours, usage fees, and further details about the services on the HeartSpace website (www.heartspaceberlin.com).


    2.5
    The following membership plans are offered (hereinafter collectively the "memberships"):

    a) "Drop-In membership": 

    aa) The User may use one (1) workspace that is not already reserved for one (1) business day (Monday–Friday) per calendar month.

    bb) The User only has access to the premises during business hours.

    cc) Drinks, office supplies, fruit baskets, and breakfast cereals provided by HeartSpace are included. Office supplies, food, and drink may not be taken outside the premise


    dd) The drop-in membership may be terminated at any time by the end of the termination month. The right to extraordinary termination remains unaffected.

    ee) A one-time registration fee will be charged at the time of registration.

    b) "Frequent membership": 

    aa) The User may use one (1) workspace that is not already reserved for up to eight (8) business days (Monday–Friday) per calendar month.

    bb) The User has unrestricted access to the premises.


    cc) The User also receives a 25% discount on the purchase of a day pass that they use and a 50% discount on the use of the meeting rooms. 

    dd) Drinks, office supplies, fruit baskets, and breakfast cereals provided by HeartSpace are included. Office supplies, food, and drink may not be taken outside the premises.


    ee) The Frequent membership may be terminated with a notice period of one (1) month of the end of the termination month. The right to extraordinary termination remains unaffected.

    ff) A one-time registration fee will be charged at the time of registration.



    c) "Regular membership": 

    aa) The User may use one (1) workspace that is not already reserved. 

    bb)The User has unrestricted access to the premises.

    cc) The use of one (1) meeting room with seating for 6 persons for up to five (5) hours per month is included in the membership fee. Each additional hour is billed at a 50% discount.

    dd) Drinks, office supplies, fruit baskets, and breakfast cereals provided by HeartSpace are included. Office supplies, food, and drink may not be taken outside the premises.

    ee) The Regular membership may be terminated with a notice period of one (1) month of the end of the termination month. The right to extraordinary termination remains unaffected.

    ff) A one-time registration fee will be charged at the time of registration.


    2.6
    The following additional services are offered exclusively to members (hereinafter collectively the "special services")



    a) "Registered business address": 

    aa) The registered business address service requires a membership plan.

    bb) HeartSpace provides the User with a business mailing address. This includes

    (i) 
    the affixing of the User's name to a mailbox;
    (ii) 
    the acceptance of mail and parcels on behalf of the User;
    (iii)
    the notification of the User within three (3) days of receipt of the mail by HeartSpace via e-mail; but not of the contents of the post;
    (iv)
    the weekly forwarding of unopened mail to the User;
    (v)
    additional services that may be individually reserved. 


    cc) During the term of the contract, the User may use the provided address as a business address, including for their company headquarters


    dd) HeartSpace does not guarantee compliance with deadlines of any kind, unless HeartSpace, its legal representatives or vicarious agents have acted with gross negligence.

    ee) The registered business address may be terminated at any time by the end of a month. The right to extraordinary termination remains unaffected.


    b) "Resident desk":

    aa) The resident desk requires the conclusion of a Regular membership.

    bb) The User may use one (1) workspace that is exclusively reserved for them during the term of their Resident membership.

    cc) The resident desk may be terminated with a notice period of one (1) month of the end of the termination month. The right to extraordinary termination remains unaffected.

    dd) The User must provide HeartSpace with a deposit that will be reimbursed when the resident desk is terminated, provided that the workspace has not been damaged by the User.



    c) "Private office": 

    aa) The private office requires the conclusion of at least one (1) Regular membership. The required number of regular memberships depends on the number of workspaces in the private office.

    bb) The User may use one (1) workspace that is exclusively reserved for them per regular membership. These workspaces are located in one (1) exclusively assigned, lockable office ("office").

    cc) The use of  meeting rooms with seating for 6 people – depending on availability – is included in the membership.

    dd) The private office includes one (1) registered business address per office.

    ee) The private office may be terminated with a notice period of two (2) months of the end of the termination month. The right to extraordinary termination remains unaffected.

    ff) The User must provide HeartSpace with a deposit that will be refunded when the private office service is terminated, provided that the workspace and office have not been damaged by the User.


    d)  "Managed corporate office": 

    aa) The managed corporate office requires at least one (1) Regular membership and may only be reserved subject to availability. The required number of regular memberships depends on the number of workspaces in the managed corporate office.

    bb) HeartSpace provides the User with a separated, fully furnished office that is managed by HeartSpace.

    cc) HeartSpace will provide drinks, office supplies, fruit baskets, and breakfast cereals. 

    dd) The User receives their own kitchen as well as a private meeting room.

    ee) The managed office includes one (1) registered business address per office.

    ff) The usage fee is agreed individually and specified in the User Agreement.

    gg)The managed corporate office may be terminated with a notice period of three (3) months of the end of the termination month. The right to extraordinary termination remains unaffected.

    hh) The User must provide HeartSpace with a deposit that will be refunded when the private office service is terminated, provided that the workspace and office have not been damaged by the User.



    2.7
    The following additional services that do not require membership are offered (hereinafter collectively "simple services" and when referred to together with the special services in the memberships the "HeartSpace services"):


    a) "Day pass" and “hourly pass”: 

    aa) The User may use one (1) workspace that is assigned to them by HeartSpace during business hours on one day either by the hour or day per week.

    bb) The User may not use the HeartSpace premises outside of business hours.

    cc) The drinks, office supplies, fruit baskets, and breakfast cereals provided by HeartSpace are included as part of the usage fee.

    dd) The use of meeting rooms is not included in the usage fee.


    b) "Resource booking service": 

    aa) The User may use meeting rooms and event spaces for a limited period and in accordance with their availability.

    bb) The meeting rooms and event spaces may only be accessed during business hours or by appointment. Individually reserved services must be specified in the User Agreement.

    cc) If the resource booking service is canceled by the User, the User will owe (i) 25% of the usage fee if the reservation is canceled within three (3) days of the reservation date and (ii) 100% of the Usage fee if the reservation is canceled within 24 hours of the reservation date.




    c) "Locker service": 

    aa) The User may use a locker ("locker"), depending on availability. HeartSpace provides the User with a key to the locker ("key").

    bb) The usage fee may be paid either per day or per month of usage.

    cc) The locker service may be terminated at any time by the end of a month. The right to extraordinary termination remains unaffected.

    dd) If the key is lost, the User will be charged.




    d) "Monitor rental service": 

    aa) The User may (depending on availability) use a monitor ("monitor") at their workspace.

    bb) The usage fee may be paid either per day or per month of usage.

    cc) The monitor rental service may be terminated at any time by the end of the termination month. The right to extraordinary termination remains unaffected.

    dd) If the User culpably damages the monitor, HeartSpace reserves the right to charge the User a reasonable fee for the replacement of the monitor.




    e) "Services"

    aa) The User may add additional services to their existing services and memberships. 

    bb) The fee will be billed separately.

    cc) The service offering and the respective description of the services may be viewed on the website. 



    2.8
    The User acknowledges that the premises are neither air-conditioned nor mechanically ventilated. The premises can therefore heat up during the summer, including to beyond a room temperature of 26° C. Such room heating is not a defect. In particular, HeartSpace does not owe compliance with the German Workplace Ordinance (Arbeitsstättenverordnung), the German Workplace Directive (Arbeitsstättenrichtlinie), or other requirements under labor law or otherwise relating to the business operations of the User.
     

  3. The use of HeartSpace services by the User

    3.1
    The User may only use the HeartSpace services themselves. HeartSpace services may not be sublet and/or transferred to third parties. The User undertakes to take suitable safety precautions so that the HeartSpace services are not used by unauthorized persons.


    3.2
    HeartSpace services may only be used by the User for the purposes specified and described in the User Agreement. Services may not be used for private celebrations. A change in the nature of the User's business requires the express written consent of HeartSpace. HeartSpace may terminate the contract without notice if this provision is violated.


    3.3
    The User agrees that they checked the equipment in the workplace and verified its functionality at the beginning of the contractual relationship. The User may only use a particular workspace if the selected membership or special service provides for this.


    3.4
    Guests of the User may only be received in the common areas.

    3.5
    The flexible workspaces must be completely vacated by the User at the end of each day of use.

    3.6
    The User must treat the premises and the equipment with care. The User must immediately notify HeartSpace of any damage. The User is liable for all damage beyond contractual wear and tear caused by them, their vicarious agents, or third parties who use the premises or the equipment at the User's invitation.


    3.7
    The User must refrain from all actions that could damage the premises or equipment or harm the reputation of HeartSpace. The User must ensure that their workspace remains neat and orderly.


    3.8
    The User may not connect their own coffee machines, ovens, microwaves, cookers, or similar electrical devices on the premises.

    3.9
    The User has no right to make structural changes.



    3.10
    The User remains responsible for the objects, documents, and data that they bring with them. This applies to both lockable private offices and to common areas. The User must protect the objects that they bring with them, including in particular valuables as well as documents and data, from unauthorized access by third parties. HeartSpace is not liable for any loss or theft of or damage to these objects, documents, or data, unless this is due to grossly negligent or willful behavior on the part of a legal representative, manager, or other vicarious agent of HeartSpace. Items brought by the User are not insured by HeartSpace. If necessary, the User will arrange for appropriate insurance themselves to cover the risks of damage to the objects or business interruption.



     

  4. Repairs and structural changes 

    4.1
    Repairs, maintenance, and structural changes that are useful for maintaining and expanding the building or the workspace, for rectifying hazards, or for repairing damage may be carried out by HeartSpace after a reasonable notice period and in consultation with the users. In the case of imminent danger, no consent by the User needs to be obtained and no notice period must be observed. The User is obliged to keep their workspace accessible at all times and, if necessary, to vacate it immediately. All costs resulting from negligence on the part of the User must be borne by the User (replacement costs or damage caused by delay). If appropriate work is carried out in accordance with Section 4.2 Clause 1, the User may not reduce the usage fee if they can continue to use a workspace.


    4.2
    The User is aware that the property owner may undertake regular renovation and demolition measures on site. This work may generate considerable noise pollution. This will not constitute a reason to demand a price reduction or termination. A current schedule of work that HeartSpace is planning may be requested at the reception desk at any time. The property owner reserves the right to make changes on short notice.

     

  5. Terms and conditions of access 

    5.1
    The User is granted access to the workspaces and offices and use of HeartSpace services during weekdays between 9:00 a.m. and 6:00 p.m. ("business hours"). 


    5.2
    By using a special transponder, users with a corresponding membership may access the premises at any time of the day or night, seven (7) days a week. 

    5.3
    HeartSpace reserves the right to eject users from the premises in the event of destructive, indecent, or otherwise offensive behavior.

    5.4
    HeartSpace allows the common area and coworking area to be used for events. If the User needs to be moved for the duration of an event, HeartSpace will provide them with another replacement workspace. HeartSpace is not obliged to provide the User with a replacement space. If tables or seats are moved or repositioned during the event, HeartSpace will provide a replacement workspace. This also means that the User may not file claims for compensation against HeartSpace.




     

  6. Conclusion of contract

    6.1
    The contract is concluded in writing by e-mail, on site or via the online booking platform on the HeartSpace website (provider: Nexudus Ltd.).

    6.2
    By concluding the contract, (i) the User consents to the inclusion of their e-mail address in the newsletter distribution list, whereby the User may unsubscribe from the newsletter at any time, and (ii) the User warrants that the data provided is complete and truthful. The User undertakes to provide immediate notice of any changes to their personal data.


     

  7. User registration

    7.1
    Before using a workspace for the first time, the User must report to the reception desk during business hours in order to receive instructions from an employee. 

    7.2
    The User may register for the newsletter using the contact form on the website, by sending an e-mail (info@heartspaceberlin.com), by phone, or in person. The contact form is provided by the third-party providers Wix.com, Inc. and Nexudus Ltd. The User will then receive additional information from the office manager at HeartSpace and from the third-party provider Nexudus Ltd.

    7.3
    HeartSpace reserves the right to make a copy of the User's valid photo ID. In the case of foreign identity documents, a copy may also be made.




     

  8. Fees and terms of payment 


    8.1
    All usage fees quoted by HeartSpace are net prices excluding statutory VAT.

    8.2
    The User shall pay the monthly usage fee in advance, and in any case no later than by the 3rd business day of each month.  HeartSpace will issue a monthly invoice for this. One possible payment method is a credit card payment made via the third-party provider Nexudus Ltd., which will store the User's credit card details. By entering the credit card data, the User agrees to the automatic debit of their credit card in the event of an automatic contract extension.

    8.3
    HeartSpace will invoice the costs for additional services  that were provided during the past month. Payment for the costs is due within seven days of receipt of the relevant invoice. 

    8.4
    If the User is in default of payment, HeartSpace may charge dunning costs in the amount of EUR 5.00 plus default interest in the amount of nine (9) percentage points above the respective base rate in accordance with Section 247 BGB.

    8.5
    HeartSpace will charge a deposit for each leased workspace. This deposit will be refunded after the contract is terminated, provided that the User leaves the workspace or private office in a proper condition.

    8.6
    HeartSpace reserves the right to charge EUR 10.00 net for lost keys/transponders. 

    8.7
    Issued invoice amounts are due within 14 days of receipt of the invoice by the User.





     

  9. Input tax deduction entitlement of the user

    9.1
    According to Section 9 German VAT Tax Act (UStG), HeartSpace has waived its VАТ tax exemption in accordance with Section 4 No. 12 a) UStG and opted to pay VAT. The User is advised that the VAT option (i.e., the decision to waive the VAT exemption) chosen by HeartSpace is only permissible under the conditions specified in Section 9 UStG, i.e. the User must be an entrepreneur within the meaning of Section 2 UStG, without being a small business owner within the meaning of Section 19 UStG, and the User is obliged to only record sales that do not exclude the VAT deduction.

    9.2
    The User states that they are an entrepreneur within the meaning of Section 2 UStG, without being a small business owner within the meaning of Section 19 UStG, that the subject of the contract will be assigned to their company that is liable to pay VAT and that he will only generate sales that do not exclude input tax deduct.

    9.3

    At HeartSpace's request, the User must immediately provide all documents relating to their company that HeartSpace needs in order to prove compliance with the requirements of the VAT option in accordance with Section 9 UStG. If circumstances arise or become known to the User or any sub-tenant or any other user, or if they are discovered by the tax authorities as part of a tax audit or VAT review or other procedure, which may affect the admissibility of HeartSpace's VAT option, the User is obliged to notify HeartSpace immediately of these circumstances. In this case, HeartSpace has the right to extraordinary termination of the User Agreement.

    9.4
    The provisions governing the VAT option must also be approved by each sub-tenant of the user or his sub-tenants as a genuine contract in favor of third parties for the benefit of HeartSpace. To sublet, the User must conclude a separate agreement with HeartSpace in written form.





     

  10. Warranty for material and legal defect

    10.1
    HeartSpace warrants that the HeartSpace services, when used in accordance with the contract, comply with the agreed scope of services and are not subject to material or legal defects (hereinafter "defects") that impair their suitability for the contractually agreed use more than insignificantly. Insignificant deviations from the service description made with the User under the User Agreement are not considered defects.


    10.2
    The User must immediately notify HeartSpace of any defects that they discover. HeartSpace will correct any defects that have occurred and are properly reported within a reasonable period of time. The User grants HeartSpace a period of four (4) weeks to remedy significant defects. Before this period has expired, extraordinary termination in accordance with Section 15.3 or Section 543 (2) Clause 1 No. 1 BGB is excluded for failure to grant the contractual use.

    10.3
    HeartSpace assumes no liability for the infringement of third party property rights in connection with the User's work or the transmission of data and data carriers by the User. The User undertakes to refrain from all violations of the competition law, copyright law, trademark law, data law, or any other legal violations, regardless of whether against the rights of HeartSpace or third parties when using the HeartSpace services, and in particular when accessing the Internet. If HeartSpace becomes aware of such legal violations, HeartSpace may terminate the contractual relationship for cause. In the event of a legal violation, the User will indemnify HeartSpace from any third party claims. The User shall reimburse HeartSpace for legal prosecution costs in the amount of legal attorney's fees in the event that third parties file suit against HeartSpace due to a legal infringement.




     

  11. Liability

    11.1
    Strict liability in accordance with Section 536 a (1) BGB for defects already existing at the time of the conclusion of the contract is excluded, unless the defect concerns a quality of the HeartSpace services that was warranted to the User.


    11.2
    HeartSpace is liable for damages in the event of (i) intent or gross negligence on the part of HeartSpace or its legal representatives or vicarious agents, (ii) negligent breach of such contractual obligations that are essential to the proper execution of the contract in the first place and whose compliance the contractual partner may regularly rely on (so-called "material obligations") by HeartSpace or its legal representatives or vicarious agents, but in any case such liability will be limited to typical damage that was foreseeable at the time of the conclusion of the User Agreement, or (iii) negligence on the part of HeartSpace or its legal representatives or vicarious agents, which results in death, bodily injury, or impairment to health, (iv) or any compelling statutory liability of HeartSpace.

    11.3
    Any contributory negligence on the part of the User must be taken into account.

    11.4
    This liability provision is final. It applies with regard to all claims for damages, regardless of their legal basis, and in particular with regard to pre-contractual or secondary contractual claims. It also applies in favor of the legal representatives and vicarious agents of HeartSpace if claims are asserted directly against them.

    11.5
    The User must immediately notify HeartSpace in writing of any damage within the meaning of the above liability provisions or report it to HeartSpace so that it may record such damage. Therefore, HeartSpace will be informed as soon as possible so that the damage can be minimized together with the User.


     

  12. Statue of limitations

    12.1
    Claims of the User based on the breach of an obligation that is not based on a defect will become statute-barred within one year of the filing of the claim, unless there is intent or gross negligence. This provision does not apply if the damage suffered by the User entails personal injury. Claims for personal injury become statute-barred after the expiration of the statutory limitation period.


    12.2
    The User's claims to withdrawal or reduction in price will be voided if the User's claim to performance or right to supplementary performance has expired.



     

  13. Data protection

    13.1
    The Parties shall observe the relevant data protection regulations.


    13.2
    The User hereby consents that their personal data necessary for the performance of the contract may be stored on data carriers and on the server of the third-party providers Wix.com, Inc. and Nexudus Ltd. The User also hereby consents to the transmission of their personal data to a credit reporting bureau insofar as this is required to complete a credit check. All data will be treated confidentially by HeartSpace and authorized third parties.

    13.3
    The User has the right to revoke their consent at any time with future effect. In this case, HeartSpace undertakes to delete the User's personal data immediately, provided this is of no further relevance for the execution of the contract and is technically possible.


    13.4
    When accessing the Internet, the firewall system records which websites were accessed by which device with which MAC and IP address. In addition, the network name of the respective device is recorded. This data is stored for billing and security purposes and is deleted after 14 days unless it is required for billing purposes.

    13.5

    Non-encrypted content may be filtered through the firewall if HeartSpace believes that the content or the origin of the content is likely to impair the security and performance of HeartSpace's IT systems or its users.

    13.6

    With regard to the collection of data when visiting the website, please refer to the data protection declaration published on the website.

    13.7
    The public areas of the premises at HeartSpace are monitored by video cameras. The recordings are kept for 7 days, and if they are no longer required for security reasons, the recordings are deleted after this period. The HeartSpace lock system registers which key or which door was opened by which app user and when. This data will also be deleted after 30 days if it is no longer needed. The data logging is only conducted for security reasons.








     

  14. Rights of offset, retention, and price reduction

    14.1
    The User only has the right to offset, price reduction, and/or retention against HeartSpace if their counterclaims have been legally established, are undisputed. or have been recognized by HeartSpace.


    14.2
    The User may only exercise a right of retention if the counterclaim is based on the same contractual relationship.

    14.3
    The right of the User to reclaim any compensation that is actually not owed remains unaffected by the restriction of Section 13.1.


     

  15. Contract period and termination

    15.1
    The contract period is based on the provisions of the User Agreement. The HeartSpace services reserved under the User Agreement are automatically extended by one (1) additional month after the contract period has expired, unless they are terminated in accordance with the specified notice period before the contract period expires.

    15.2
    The period for ordinary termination ("notice period") depends on the HeartSpace services reserved under the User Agreement in accordance with Sections 2.5, 2.6, and 2.7.


    15.3
    The right to extraordinary termination of this User Agreement for cause remains unaffected. HeartSpace shall have cause if:



    a) The User seriously violates their contractual obligations, and HeartSpace can therefore no longer be expected to adhere to the contract;

    b) The User falls behind by more than two (2) months on payment of usage fees or other owed payments even after the expiry of a reasonable payment relief deadline set by HeartSpace;

    c) The User applies for bankruptcy or such proceedings are opened or rejected with regard to all or part of their assets;

    d) The User qualifies for bankruptcy within the meaning of Sections 17–19 German Bankruptcy Ordinance (InsO);


    15.4
    Any notice of termination must be made in writing, where notice by e-mail is also considered to be sufficient.


    15.5
    If the User does not return the workspace on time, they remain liable to HeartSpace for all damage caused by the delayed return, even if this exceeds the amount of the compensation for the loss of use.


     

  16. Final provisions

    16.1
    Any changes or additions to or cancellation of the User Agreement or other Contract Documents must be made in writing in order to be valid, unless elsewhere expressly provided or a more stringent form is legally prescribed. This also applies to any changes to or cancellation of this written form clause itself.


    16.2
    The general terms and conditions of the User do not apply.

    16.3

    The following terms and conditions provide the contractual basis of the User Agreement in the event of contradictions in descending order of priority:

    a) The terms and conditions of the User Agreement;

    b) The GTC.


    16.4
    Should individual provisions of the User Agreement or other Contract Documents be or become wholly or partially invalid or unenforceable or do not contain any provision that is necessary per se, this will not affect the validity of the remaining provisions. A legally permissible provision will be subsequently approved and substituted in place of the invalid or unenforceable provision or be used to fill the loophole. This new provision must correspond as far as possible to what the Parties originally intended or would have agreed to in accordance with their original meaning and purpose if they had been aware that the respective provision was invalid or unenforceable or that there was a loophole. This provision also applies if the invalidity or impracticability is based on a prescribed measure of performance or time. In this case, a legally permissible measure of performance or time that comes as close as possible to what was intended will take the place of what was originally agreed to.


    16.5
    None of the provisions of the User Agreement or other Contract Documents constitute rights in favor of third parties who are not a party to this contract.


    16.6
    The User Agreement and the other Contract Documents are subject to the law of the Federal Republic of Germany to the exclusion of the German principles of conflict of laws and the UN sales law.


    16.7
    The Berlin Regional Court shall have exclusive jurisdiction over all disputes arising from or in connection with the User Agreement and/or other Contract Documents, including the validity of the contract, as far as legally permissible.